Uitgavenbeheer dat wél werkt.
De Nederlandse oplossing voor grip op bedrijfsuitgaven. Beheer al je betaalkaarten, declaraties en facturen in één betrouwbaar platform met lokale support.
Directe synchronisatie met jouw boekhoudsoftware
Stop met bonnen najagen. Start met grip.
Je team besteedt uren aan het controleren van kleine kas-administraties en losse facturen. Declaraties lopen weken achter. Bonnen raken kwijt. Met SimpledCard maak je hier een einde aan. Geef betaalkaarten uit, leg transacties automatisch vast en synchroniseer alles direct met je boekhouding. Zo krijg je tijd terug voor werk dat ertoe doet.
Wekelijks budget
€ 2000,-
Simpel.
Uitgaven beheren zoals het hoort: snel, intuïtief en zonder gedoe. Van kaart uitgeven tot bon verwerken; alles is ontworpen zodat finance en medewerkers zonder training direct aan de slag kunnen. Koppelingen met je boekhoudpakket zorgen dat je er bij het inboeken geen omkijken meer naar hebt.
Betrouwbaar.
Gebouwd op een zakelijke rekening bij een Nederlandse bank, met workflows waar compliance ingebouwd zit. Volledige audit trail en data-opslag binnen de EU; zodat elke euro te onderbouwen is. Jij stelt de regels in, wij helpen je dat ze nageleefd worden.
Van hier.
Software met een nuchtere, pragmatische aanpak; typisch Nederlands dus. Support in je eigen taal van een team dat snapt hoe Nederlandse finance werkt. Met directe koppelingen naar AFAS en Exact Online, en integraties met scan & herken software zoals ScanSys, Elvy en Basecone.
Alle betaalmiddelen
in één platform
Van betaalkaarten tot declaraties en eenmalige facturen: Met SimpledCard dek je al jouw zakelijke uitgaven. Kies het betaalmiddel dat bij de situatie past, en beheer alles centraal.
Kies het juiste betaalmiddel
Geef fysieke en virtuele kaarten uit voor dagelijkse uitgaven en online aankopen. Wil je ook declaraties en leveranciersfacturen direct terugbetalen? Kies dan voor een zakelijke rekening met IBAN.
Alles wordt automatisch vastgelegd
Of je nu betaalt met een kaart, een declaratie of een factuur indient: maak een foto van de bon en met SimpledCard koppel je alles eenvoudig aan de juiste kostensoort. Geen handmatig zoekwerk meer.
Volledige controle en inzicht
Zie alle uitgaven in real time, ongeacht het betaalmiddel. Stel budgetten en limieten in per kaart, team of project. Je synchroniseert uitgaven automatisch met je ERP of boekhoudsysteem.
Het eenvoudige platform
voor uitgavenbeheer
Van kaart uitgeven tot boekhouding voorbereiden. Alles wat je nodig hebt om eenvoudig controle te krijgen én te behouden.
Geef je team betaalkaarten die je zelf beheert
Fysieke en virtuele kaarten die je direct uitgeeft aan medewerkers of teams. Vervang voorschotten, contant geld en losse creditcards met één geïntegreerde oplossing.
Declaraties afhandelen in één minuut
Medewerkers fotograferen de bon en voegen een korte toelichting toe. Declaraties verwerken in één minuut, zonder papierwerk of administratieve rompslomp.
Betaal leveranciers zonder gedoe, met volledige controle
Upload de factuur, keur deze goed volgens jouw workflow en initieer de betaling via één transparante flow.
Een zakelijke rekening die gewoon werkt
Kies voor één of meerdere Nederlandse IBAN’s geleverd door Adyen, gekoppeld aan al je kaarten en betaalstromen. Eenvoudig beheer zonder complexe multi-account structuren die verwarring opleveren.
Jouw centrale platform voor kaart- en uitgavenbeheer
Volledige controle over limieten, toegestane categorieën en budgetten per medewerker, team of project. Stel regels in en laat het systeem ze handhaven.
Van bon tot declaratie. Waar je ook bent
Medewerkers regelen onderweg hun uitgaven, terwijl het finance team alles centraal beheert. Voor iOS en Android.
Goedkeuringsregels die passen bij jouw organisatie
Van eenvoudige één-staps goedkeuring tot meerstapsgoedkeuring met zoveel controleurs als je organisatie nodig heeft. Configureer het één keer en laat het systeem de rest doen.
Altijd actueel inzicht in je zakelijke uitgaven
Zie direct waar budgetten staan en welke uitgaven nog openstaan. Geen verrassing meer bij de maandafsluiting, maar volledige transparantie.
Koppel je systemen en automatiseer je administratie
Werkt naadloos met Nederlandse boekhoudpakketten zoals AFAS en Exact Online. Transacties synchroniseren automatisch met de juiste grootboekrekeningen.
Waarom kiezen finance teams voor SimpledCard?
Volle controle zonder bureaucratie
Stel exacte limieten in per kaart, team of project. Blokkeer specifieke winkelcategorieën. Vier-ogen-principe voor grote uitgaven. Zie elke transactie binnen seconden. Jij bepaalt de spelregels, met SimpledCard voer je ze eenvoudig uit.
Tijd besparen waar het telt
Met SimpledCard verdwijnt handmatig werk. Bonnen worden automatisch vastgelegd, transacties en verantwoordingen matchen direct en alles synchroniseert naar jouw boekhouding. Bespaar tot 6 uur per week per teamlid.
Echte support die er voor je is
Je krijgt een vaste Customer Success Manager die jouw organisatie kent. Nederlandse support wanneer je belt en persoonlijke onboarding die past bij jouw tempo.
Ontdek hoe organisaties hun uitgavenbeheer transformeerden
Van demo tot live in 4 weken
Welke uitdaging herken jij?
Kasgeld vervangen
Reiskosten stroomlijnen
Medewerkers declareren onderweg. Jij behoudt volledige controle met realtime inzichten.
Meerdere vestigingen
Projectkosten bewaken
Online uitgaven controleren
Pragmatisch inkopen
Voor Finance managers
Voor controllers
Voor CFO's
Zorg & begeleid wonen
Logistiek & toerisme
Media & events
Onderwijs & kinderopvang
Vervang kleine kas-administratie door betaalkaarten. Beheer schoolreisjes en docentenbudgetten eenvoudig. Voor basisonderwijs tot hoger onderwijs.
Industrie & bouw
Verkoop & retail
Overheid & hulporganisaties
Veelgestelde vragen
Waarom SimpledCard kiezen in plaats van kasgeld en Excel?
Kasgeld vraagt wekelijkse controles, brengt veiligheidsrisico’s met zich mee en laat geen digitaal spoor achter. Excel-declaraties kosten je team uren aan invoeren, controleren en goedkeuren. Met SimpledCard automatiseer je dit volledig en bespaar je je finance team gemiddeld 12 uur per maand.
Voor wie is SimpledCard bedoeld?
SimpledCard is gemaakt voor finance managers, controllers en CFO’s bij middelgrote tot grote organisaties. Je hebt waarschijnlijk meerdere vestigingen of teams, worstelt met kasgeldadministratie of declaraties, en wilt grip op uitgaven zonder je team te belasten met administratie.
Hoe verschilt SimpledCard van andere oplossingen?
SimpledCard combineert betaalkaarten, uitgavenbeheer en boekhoudintegratie in één platform. De zakelijke rekening die via Adyen beschikbaar is, valt onder het Depositogarantiestelsel (DGS). Je werkt met een vaste Customer Success Manager die je organisatie kent en support krijg in je eigen taal. Onze focus ligt op de Benelux en Duitsland, waar we lokale expertise en persoonlijke service bieden.
Wat is SimpledCard precies?
SimpledCard is een uitgavenbeheerplatform speciaal voor middelgrote en grote organisaties in de Benelux en Duitsland. Je krijgt betaalkaarten voor je medewerkers, een overzichtelijk dashboard om uitgaven te beheren, en een directe koppeling met je boekhoudsysteem. Kies je voor een zakelijke rekening via Adyen, dan heb je je eigen IBAN beschikbaar binnen het SimpledCard-platform en kun je daarmee ook terugbetalingen doen.
Is SimpledCard geschikt voor mijn organisatie?
SimpledCard werkt het beste voor organisaties van 100 tot 10.000 medewerkers met regelmatige zakelijke uitgaven op verschillende vestigingen of locaties. Maar ook kleinere snel inzetbare teams met grote projectuitgaven, bijvoorbeeld in de media productie of industrieel onderhoud, profiteren van SimpledCard.
Hoe verschilt SimpledCard van mijn bank?
Je bank biedt betaalkaarten aan. SimpledCard is zelf geen bank, maar gaat verder door uitgavenbeheer en betalen te combineren in een slimme oplossing met erkende financieel dienstverleners. Je stelt limieten in per kaart, ziet direct waar geld naartoe gaat, en koppelt transacties automatisch aan je boekhouding. Medewerkers fotograferen bonnen in de app. Jij bespaart uren aan controle en administratie.
Hoe werkt SimpledCard in het kort?
Je geeft betaalkaarten uit aan medewerkers via het platform en biedt ze eventueel de gelegenheid ook declaraties of facturen in te sturen. Per team stel je budgetten en limieten in. Wanneer iemand betaalt, fotografeert hij of zij de bon in de app. De transactie verschijnt direct in je dashboard en synchroniseert automatisch met je boekhoudsysteem zoals Exact of AFAS.
Hoe snel kan ik kaarten uitgeven aan mijn team?
Virtuele kaarten zijn direct na toewijzing klaar voor gebruik. Fysieke kaarten heb je zelf in voorraad en wijs je toe aan medewerkers wanneer nodig. Dit betekent geen wachttijden bij banken of ingewikkelde aanvraagprocedures meer.
Welke soorten betaalkaarten kun je via SimpledCard gebruiken?
Je kunt zowel fysieke als virtuele Mastercard betaalkaarten kiezen. Fysieke kaarten zijn ideaal voor dagelijkse uitgaven op locatie. Virtuele kaarten gebruik je voor online betalingen voor SaaS-abonnementen of leveranciersbetalingen. Je wijst beide kaarttypen direct toe aan medewerkers via het platform.
Waar kunnen medewerkers met SimpledCard betalen?
Overal waar Mastercard geaccepteerd wordt. Dat betekent in winkels, online, en bij tankstations door heel Europa en wereldwijd. De kaarten werken hetzelfde als gewone zakelijke betaalkaarten.
Hoe voorkom ik ongewenste uitgaven met de kaarten?
Je blokkeert specifieke winkelcategorieën per kaart. Ook bepaal je of pinnen bij geldautomaten mogelijk is en stel je limieten in voor contactloos betalen. Elke transactie zie je direct in het dashboard met een realtime melding.
Kan ik limieten en budgetten instellen per kaart?
Ja, je stelt per kaart dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse limieten in. Je bepaalt zelf het maximale bedrag per persoon en het totale budget voor het team. Limieten pas je op elk moment aan via het dashboard. Zo houd je controle zonder medewerkers te blokkeren in hun werk.
Hoe verdeel ik budget over verschillende kaarten?
Je verplaatst budget direct tussen kaarten via het dashboard zonder extra kosten. Dit doe je met één klik vanuit je hoofdrekening naar specifieke kaarten. Zo speel je flexibel in op wisselende behoeften zonder financiële penalty’s of administratieve rompslomp.
Wat gebeurt er als een kaart zoekraakt of gestolen wordt?
De medewerker blokkeert de kaart direct zelf in de app. Jij ziet dit ook in het dashboard en kunt de kaart definitief deactiveren. Binnen enkele minuten wijs je een vervangende kaart toe. Het saldo blijft veilig en er vindt geen ongeautoriseerde transactie plaats na de blokkering.
Kunnen medewerkers zelf hun kaart beheren?
Ja, medewerkers beheren hun eigen kaart via de mobiele app. Ze kunnen hun PIN opzoeken, de kaart tijdelijk blokkeren en weer deblokkeren. Ook zien ze hun transactiehistorie en resterende budget. Dit vermindert support-aanvragen bij je finance team.
Wat lost SimpledCard op voor mijn finance team?
Je finance team stopt met zoveel tijd steken in wekelijkse kascontroles over vestigingen, handmatig bonnen invoeren, en achter mensen aanlopen voor declaraties. Ze krijgen realtime inzicht in uitgaven per project of afdeling. Hierdoor ontstaat er ruimte voor strategische analyses in plaats van administratief werk.
Hoe verloopt de maandafsluiting met SimpledCard?
Alle transacties zijn al gekoppeld aan bonnen en goedgekeurd tijdens de maand. Je exporteert de data met één klik naar je boekhoudsysteem zoals Exact of AFAS. De grootboekrekeningen zijn al correct toegewezen. Dit verkort je maandafsluiting van dagen naar enkele uren.
Wat gebeurt er als een medewerker geen bon uploadt?
De transactie wordt gemarkeerd als incompleet in het systeem. De medewerker en zijn leidinggevende ontvangen automatisch een herinnering. Je stelt zelf in na hoeveel dagen herinneringen verstuurd worden. De medewerker kan de bon alsnog toevoegen via de app.
Welke rapportages kan ik maken in het platform?
Je maakt rapporten op maat per periode, kostenplaats, project, medewerker of categorie. Kies zelf welke kolommen en filters je wilt zien. Exporteer data naar Excel of, je BI-tool of boekhoudprogramma voor verdere analyse. Alle rapportages zijn gebaseerd op realtime data.
Hoe werkt de BTW-verwerking in SimpledCard?
Je vult zelf het BTW-bedrag in wanneer je de bon aanlevert via de app. Het systeem registreert dit en bewaart de informatie bij de transactie. Bij export naar je boekhoudsysteem wordt de BTW correct meegegeven, inclusief BTW-boeknummer en code. Dit zorgt voor accurate BTW-aangiftes en een complete administratie.
Kan ik uitgaven toewijzen aan projecten of afdelingen?
Ja, je wijst elke kaart toe aan een specifieke kostenplaats, project of afdeling. Medewerkers kunnen bij elke transactie ook zelf aanvullende tags toevoegen. Alle uitgaven worden automatisch gecategoriseerd. Zo krijg je direct inzicht in de rentabiliteit per project of kostenstructuur per afdeling.
Hoe stel ik goedkeuringsprocessen in voor uitgaven?
Je configureert goedkeuringsworkflows per kaart of uitgavetype. Bepaal wie goedkeurt, bij welke bedragen, en of dubbele goedkeuring nodig is. Goedkeurders ontvangen meldingen en kunnen direct accorderen. Het systeem registreert automatisch wie wat wanneer heeft goedgekeurd voor je audit trail.
Krijg ik realtime inzicht in alle uitgaven?
Ja, elke transactie verschijnt direct in je dashboard zodra deze plaatsvindt. Je ziet uitgaven per medewerker, project, afdeling of kostenplaats. Je krijgt ook realtime meldingen bij transacties. Hierdoor stuur je proactief op budgetten in plaats van achteraf corrigeren.
Hoe werkt het indienen van bonnen via de app?
Medewerkers fotograferen de bon direct na aankoop via de mobiele app. Het systeem koppelt de bon automatisch aan de juiste transactie. De bon wordt opgeslagen met alle transactiegegevens. Dit betekent geen verloren bonnen meer en een complete administratie voor BTW-terugvordering.
Wat lost SimpledCard op voor mijn finance team?
Je finance team stopt met zoveel tijd steken in wekelijkse kascontroles over vestigingen, handmatig bonnen invoeren, en achter mensen aanlopen voor declaraties. Ze krijgen realtime inzicht in uitgaven per project of afdeling. Hierdoor ontstaat er ruimte voor strategische analyses in plaats van administratief werk.
Hoe vaak synchroniseert SimpledCard met mijn boekhouding?
Afhankelijk van je behoefte kun je de synchronisaties dagelijks, wekelijks of maandelijks uitvoeren. Je bepaalt zelf wanneer je de exports activeert. Alle transacties, kostenboekingen, BTW-informatie en saldi worden dan in overgedragen naar je boekhouding. Met de APIs haal je ook meteen de bonnen binnen.
Worden grootboekrekeningen automatisch toegewezen?
Ja, je stelt eenmalig in welke grootboekrekeningen en kostensoorten aan welke categorieën gekoppeld zijn. SimpledCard gebruikt deze regels om elke transactie automatisch de juiste grootboekrekening toe te wijzen. Dit zorgt voor consistente en correcte boekingen zonder menselijke tussenkomst.
Hoe exporteer ik data uit SimpledCard?
Je genereert exports direct vanuit het dashboard met één klik. Kies je gewenste periode, filters en exportformaat. De export is binnen enkele seconden klaar om te downloaden. Je kunt dit dagelijks, wekelijks of maandelijks doen, afhankelijk van je rapportagebehoefte.
Ondersteunt SimpledCard ook koppelingen buiten boekhoudpakketten?
Ja, SimpledCard koppelt ook met scan en herken software zoals Scan Sys, Elvy en Basecone. Daarnaast exporteer je data naar Excel, CSV of andere formaten voor gebruik in BI-tools of rapportage-systemen. Dit geeft je flexibiliteit om analyses te maken in de tools die je al gebruikt.
Moet ik nog handmatig gegevens invoeren na de integratie?
Nee, handmatige invoer is niet meer nodig. Transacties, kostenboekingen en BTW-informatie verschijnen automatisch in je boekhouding. Je hoeft alleen nog af en toe controlestappen uit te voeren. Dit bespaart je team aanzienlijke tijd die normaal aan uitgavenverwerking besteed wordt.
Wat wordt er automatisch gesynchroniseerd?
Met de APIs synchroniseren alle transactiegegevens, bonnen, BTW-informatie en kostensoort-toewijzingen automatisch. Ook goedkeuringsstatus en eventuele notities bij transacties worden meegenomen. Je krijgt een complete dataset in je boekhouding zonder handmatige invoer.
Hoe werkt de integratie met mijn boekhoudsysteem?
Je koppelt SimpledCard eenmalig aan je boekhoudsysteem. Ons customer support team helpt je bij het opzetten van deze koppeling. Je stelt je boekhoudstructuur in en bepaalt welke kostenplaatsen en grootboekrekeningen gebruikt worden. Daarna staat alles klaar om al je medewerkersuitgaven direct met je boekouding te synchroniseren.
Met welke boekhoudsystemen integreert SimpledCard?
SimpledCard integreert direct met Exact Online en AFAS. Dit zijn de meest gebruikte boekhoudsystemen in Nederland. De API-koppelingen zijn kant-en-klaar en vereisen geen technische kennis om in te stellen. Je activeert de integratie met enkele klikken in het platform. Daarnaast biedt SimpledCard op maat gemaakte rapportages voor alle bekende ERP- en boekhoudpakketten, die je gemakkelijk aan het eind van de maand zelf importeert.
Wat is een e-money account?
Een e-money account is een betaalrekening die wordt uitgegeven door een instelling met een e-moneyvergunning, en geen bankvergunning. Dit type vergunning is door de Europese wetgever ontwikkeld om concurrentie en innovatie in het betalingsverkeer mogelijk te maken. E-money-instellingen mogen betaalkaarten en IBAN’s aanbieden. Een IBAN betekent daarbij niet automatisch dat sprake is van een bankrekening.
Voor e-money accounts geldt het depositogarantiestelsel niet. E-moneyinstellingen zijn wettelijk verplicht om ontvangen gelden gescheiden te houden van het eigen vermogen, bijvoorbeeld via een derdengeldenrekening, onder toezicht van De Nederlandsche Bank (DNB).
Hoe weet of ik een zakelijke rekening heb of een e-money account?
Let op, het feit dat je geld overmaakt naar een IBAN om je betaalkaarten van saldo te voorzien, wil nog niet zeggen dat het om een eigen zakelijke rekening gaat. In de overeenkomst die je organisatie aangaat met de financiële dienstverlener staat of je een zakelijke rekening afneemt en of het product in aanmerking komt voor het depositogarantiestelsel.
Wat is 3D Secure?
3D Secure (ook bekend als ‘Mastercard SecureCode’, ‘Identity Check’ en ‘Verified by Visa’) is een standaard die helpt om fraude te verminderen en je online betalingen extra te beveiligen. Authenticatie is het proces waarbij je jezelf identificeert door beveiligde informatie te delen die alleen voor jou beschikbaar is.
Hoe beschermt SimpledCard mijn data?
Wij hechten veel waarde aan de integriteit van persoonlijke gegevens. Alle gegevens worden in gecodeerde vorm opgeslagen op beveiligde servers. Wij voldoen aan de strenge regels voor gegevensopslag die zijn vastgelegd door de Europese Centrale Bank en Mastercard.
Wij zien het als onze plicht om klantgegevens continu veilig te houden. Zie ons volledige privacybeleid voor meer details.
Is SimpledCard veilig?
Veiligheid is voor SimpledCard van cruciaal belang. Wij hanteren dezelfde mate van toezicht en regelgeving als je gewend bent van reguliere banken en andere betaalkaart aanbieders.
Lees hier meer over de PCI-certificering.
Vallen alle soorten organisaties onder het depositogarantiestelsel? (**)
In het algemeen vallen bank- en spaarrekeningen van particulieren en vrijwel alle bedrijven en organisaties onder het depositogarantiestelsel (DGS), zo ook zakelijke rekeningen. Volgens de wet zijn uitzonderingen van toepassing, bijvoorbeeld ten aanzien van overheidsorganisaties en financiële ondernemingen. Kijk daarom voor meer informatie over het DGS op de website van De Nederlandsche Bank.
Welke garantie biedt het depositogarantiestelsel? (**)
Het depositogarantiestelsel (DGS) is een wettelijk vangnet dat is bedoeld om rekeninghouders te beschermen als een bank niet meer aan haar verplichtingen kan voldoen. De uitvoering van DGS wordt verzorgd door De Nederlandsche Bank, voor actuele en volledige informatie over het DGS lees je daarom verder op de website van De Nederlandsche Bank. Het Nederlandse depositogarantiestelsel (DGS) heeft een grens van €100.000 per rekeninghoudende onderneming.
Wie levert de zakelijke rekening? (*)
SimpledCard is zelf geen bank. Je kunt kiezen voor een zakelijke rekening op naam van je organisatie. Die zakelijke rekening wordt geleverd door Adyen, een erkende financiële instelling met hoofdkantoor in Amsterdam. Adyen heeft een Europese banklicentie en wordt gereguleerd door De Nederlandsche Bank (relatie nummer DNB: F0001).
Kan ik SimpledCard eerst uitproberen met een klein team?
Soms is het handig om te starten met kaarten of de declaratie-module voor een specifieke afdeling of locatie. Zo test je de oplossing in de praktijk voordat je uitrolt naar de rest van de organisatie. Ons Customer Success team denkt graag met je mee over de beste aanpak.
Wat gebeurt er na ondertekening van het contract?
Ons compliance team neemt contact met je op zodat je de KYC-verificatie start. Onze financiële dienstverleners zijn wettelijk verplicht om cliëntenonderzoek te doen volgens de Europese regelgeving. Je levert hen de benodigde documenten aan en krijgt een melding zodra de verificatie is afgerond. Na goedkeuring helpt ons Customer Success team je verder met de platform inrichting.
Moet ik mijn medewerkers zelf trainen?
De mobiele app is zo intuïtief ontworpen dat medewerkers direct aan de slag kunnen. Ons Customer Success team kan wel een korte walkthrough verzorgen voor je team als je dat wilt. We leveren ook instructiemateriaal dat je kunt delen. De meeste medewerkers hebben de app binnen enkele minuten onder de knie.
Welke begeleiding krijg ik tijdens de implementatie?
Je krijgt persoonlijke begeleiding van ons Customer Success team. Zij helpen je met het inrichten van je kostenstructuur, goedkeuringsworkflows en boekhoudkoppelingen. Je hebt direct contact met een vast team dat je organisatie leert kennen. Ze blijven ook na de implementatie je vaste aanspreekpunt.
Hoe lang duurt de implementatie?
Na de KYC-verificatie begeleidt ons Customer Success team je tijdens implementatiegesprekken van ongeveer een uur bij het inrichten en de uitrol van het systeem. De totale doorlooptijd hangt af van je organisatiestructuur en hoeveel maatwerk je nodig hebt. Meestal kun je in twee weken al aan de slag zijn.
Hoe snel kan ik starten met SimpledCard?
Na ondertekening van het contract start je direct met de KYC-verificatie door onze financieel dienstverlener. De doorlooptijd hangt af van hoe snel je de benodigde documenten aanlevert. Na ontvangst van alle documenten duurt de verificatie meestal ongeveer 2 werkdagen. Zodra de verificatie compleet is, helpt ons Customer Success team je in enkele dagen met de inrichting van het platform.