Klantverhaal
Een koppeling naar AFAS die vlekkeloos werkt
0
0
0
Benieuwd hoe SimpledCard binnen Christiaan Huygens College is toegepast?
Lees de volledige client case
Het Christiaan Huygens College is de overkoepelende organisatie voor onze drie scholen in Eindhoven. Leerlingen, ouders en medewerkers maken samen de school. De drie scholen zijn verschillend en iedere school vaart haar eigen koers binnen het identiteit van het Christiaan Huygens College. Voor alle medewerkers is er ruimte om het ‘anders’ te doen en kennis te
delen. Dit gaf het financieel team de vrijheid om het volledige betaal- en declaratieproces voor medewerkers anders in te richten. De aanleiding om gebruik te gaan maken van SimpledCard, was het feit dat er aan de begeleiders en docenten voorschotten werden verstrekt. Voor de onderwijssecties werden er aankopen gedaan door docenten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan kantoorbenodigdheden. Maar ook bij bij excursies, uitwisselingen en incidentele activiteiten zoals personeelsuitstapjes werden er voorschotten verstrekt. Dit was in de vorm van overboekingen naar een privé-rekening of soms simpelweg middels contant geld.
Er moest een duidelijke scheiding komen tussen privé en zakelijk. Medewerkers wilden
voorschotten liever niet op hun eigen rekening ontvangen. Reden genoeg om te zoeken naar een goed alternatief, welke SimpledCard kon bieden.
Van het begin af aan is er gekozen om de mutaties welke in SimpledCard worden verricht vrijwel volledig geautomatiseerd in te lezen in AFAS Profit. Bij het gebruik van de standaard rapportages moest eerst nog wel actie ondernomen worden om de transacties in te lezen. Bij de interne en externe accountantscontrole heb je gewoon een volledig overzicht nodig, inclusief de bonnen. Dit complete rapport is voor de meeste accountants een must. Met de installatie van de API gaat dit nu geheel automatisch. “Het is een kwestie van een applicatie starten binnen SimpledCard en alles, inclusief bonnen, wordt ingelezen in AFAS Profit zonder verdere tussenkomst. Dat is echt een winst moment”, vertelt Martien Schmitz.
AFAS Profit is een geavanceerd systeem dat voor veel organisaties anders is ingericht. “SimpledCard stond ervoor open om te luisteren en mee te denken in de verbeteringen die wij nodig achtten. Diverse zaken die we hebben aangegeven en anders ingericht wilden hebben, hebben ze deskundig doorgevoerd”, zegt implementatie partner Maarten van Dril.