Hoe beheer je de kosten voor werknemers op afstand

SimpledCard is expanding our integrated system of payment cards and expense management with Adyen as a new card issuer.

Een overzicht van de meest voorkomende kosten voor werken op afstand en manieren om deze kosten voor jouw organisatie effectief te beheren. 

By Bram Harton on 25 May 2023

Nu er steeds meer op afstand en hybride wordt gewerkt, is het duidelijk dat kostenbeheersing een uitdaging is geworden.
In de afgelopen decennia bedroeg het gemiddelde aandeel van de indirecte kosten in Nederland 22,9% van het salaris van de werknemers. Ook in Duitsland bedragen de indirecte kosten gemiddeld 22,2% van het salaris van de werknemers. 
Hier volgt een overzicht van de meest voorkomende kosten voor werken op afstand en manieren om deze kosten voor jouw organisatie effectief te beheren.
❯  Online tools en software-abonnementen

❯  Apparatuur en technologie voor thuiskantoor

❯  Bijkomende contante uitgaven

1. Online tools en software-abonnementen

Tools zoals Slack en Zoom zijn populaire tools geworden voor online teams. Daarnaast worden er ook meer gespecialiseerde tools ontwikkeld voor werk op afstand. KLM is bijvoorbeeld een samenwerking aangegaan met GoodHabitz om hun hybride opleidingscultuur te verbeteren.
GoodHabitz wordt gebruikt om online trainingen te geven aan piloten en ander vliegend personeel, die geen vaste werktijden of een kantoor hebben om naar terug te komen. De online trainingen van GoodHabitz worden ook gebruikt om personeel te trainen dat zwaar werk verricht, zoals degenen die in de bagagekelder werken. Als je teams op afstand wilt managen en de productiviteit wilt waarborgen, is het van groot belang dat je je teams voorziet van de juiste online tools en abonnementen.
Eén mogelijke oplossing voor deze uitdaging zijn prepaidkaarten voor werknemers. Prepaid creditcards en onkostenbeheer systemen bieden oplossingen voor: 

• Beter beveiligde online uitgaven; 
• Vereenvoudigd abonnementenbeheer; 
• Minder rompslomp en risico bij het delen van vertrouwelijke gegevens.

2. Apparatuur en technologie voor thuiskantoor

Thuiswerkers voorzien van kantoorbenodigdheden voor thuiswerk zorgt niet alleen voor productiviteit op afstand, het is ook wettelijk verplicht, dus je wilt dit proces zo gemakkelijk mogelijk maken.
Wettelijke verplichtingen in Nederland

• In Nederland is het belangrijk om de arbowet voor thuiswerken na te leven. Er moet gezorgd worden voor materiaal zoals goede bureaustoelen en extra computerschermen, met de mogelijkheid om middelen te vergoeden en uit te lenen. 
• De werkplek op afstand van je werknemers moet ergonomisch verantwoord zijn. Je moet je werknemers voorwerpen, technische systemen en taken ter beschikking stellen die speciaal ontworpen zijn om de veiligheid te verbeteren. Voorbeelden van deze uitgaven voor werk op afstand zijn: 
  • Ergonomische muizen; 
  • Goede verlichting; 
  • Goede toetsenborden.
• Sinds 1 januari 2022 moet je ook zorgen voor een thuiswerktoeslag van € 2,15 per dag.

Wettelijke verplichtingen in Duitsland

• Voor een thuiskantoor naar Duits recht is wederzijdse overeenstemming tussen werknemer en werkgever vereist. Indien overeengekomen moet de werknemer volgens de Duitse wet gegevensbescherming op de computers, smartphones of tablets ter beschikking stellen. Deze apparatuur kan worden gehuurd of geleased en hoeft niet per se te worden aangeschaft. 
• Voor elektriciteits- en internetkosten kan ook onderling een forfaitaire gebruiksvergoeding worden afgesproken. Alle kantoorkosten aan huis kunnen worden gedeclareerd in de Duitse belastingaangifte. 
• De Duitse ministers hebben besloten hun huidige belastingkorting van 5 euro per dag voort te zetten en te verbeteren. Werknemers die op afstand werken moeten een vergoeding van 5 euro per dag krijgen, die je kunt gebruiken om je belastingdruk op inkomsten te verlagen.

Er zijn verschillende manieren om je werk als financieel manager te vereenvoudigen en tegelijkertijd de productiviteit van je externe team te waarborgen. Deze omvatten het ontdekken van de soorten zakelijke uitgaven die externe teams maken, het vaststellen van budgetten met maximale vergoedingen, en ervoor zorgen dat inkoop gemakkelijk wordt gemaakt voor je werknemers. 

• Vraag werknemers wat ze nodig hebben: Zoek uit wat je werknemers naast laptops, muizen en bureaus nog meer nodig hebben. Dit kan zowel het moreel als de productiviteit van de werknemers verbeteren. Om ervoor te zorgen dat werknemers thuis werken als een pro, kun je nadenken over kantoorbenodigdheden voor thuis, zoals: draagbare opbergruimte, bureaulampen, oplaad adapters, microfoons, koptelefoons, en zelfs de optie voor dagelijkse koffie. 
• Budgetten instellen: Als manager kun je met behulp van onkostenbeheersoftware budgetten toewijzen voor home office benodigdheden. Met een zakelijke prepaid creditcard hebben je medewerkers bijvoorbeeld de vrijheid om zelf hun aankopen te doen zonder dat je kaartgegevens hoeft uit te wisselen, waardoor je jezelf de moeite bespaart om de juiste benodigdheden te vinden. Je hoeft alleen maar achterover te leunen en de uitgave te valideren of af te wijzen. 
• Aankopen vereenvoudigen: Om het kopen te vergemakkelijken kiezen veel bedrijven voor zakelijke accounts op populaire marktplaats platformen. Meer dan 300.000 ondernemers in Nederland en België, waaronder Partou Kinderopvang en Bouwcenter, gebruiken bijvoorbeeld het zakelijke account van bol.com. Met prepaid creditcards voor bedrijven kun je allerlei uitgaven voor werk op afstand bijhouden en valideren.  

Een budget en betalingsoplossing hebben voor home office kosten betekent: 

• Duidelijke budgettering; 
• Gemakkelijker bijhouden van kosten voor benodigdheden; 
• Tijdbesparing voor financiële teams.

3. Bijkomende contante uitgaven

73% van de werknemers in Nederland en 68% van de werknemers in Duitsland beschouwen flexibel werk als de nieuwe norm, maar dat betekent niet dat je de bedrijfscultuur moet laten varen. 
Het aanbieden van geschenken of waardebonnen kan een geweldige manier zijn om ervoor te zorgen dat deze werknemers zich gewaardeerd voelen en weten dat er aan ze gedacht wordt. Deze eenmalige kosten worden meestal gedekt door de kleine kas, wat nogal een rommelige oplossing is.
Example: UberEats
Zo bieden UberEats-oplossingen voor werk op afstand vergoedingen voor voedselbezorging om de kosten van individuele maaltijden te vergoeden. Bedrijven als Unilever gebruikten UberEats-vouchers om hun werknemers te belonen — een initiatief waar oprechte opwinding en niets dan positieve reacties uit voortkwamen. Een geweldige manier om ervoor te zorgen dat alle werknemers, ook werknemers op afstand, zich een deel van je bedrijf voelen.
Wanneer je als financieel manager op een effectieve manier een positieve bedrijfscultuur weet te realiseren, kun je profiteren van de mogelijkheid om de productiviteit van werknemers te verhogen, gezonde keuzes te bevorderen en personeelsverloop te verminderen.
Als het je doel is om een productieve bedrijfscultuur te creëren, dan is het aanbieden van trainingen of cursussen voor je werknemers cruciaal. Door budgetten toe te wijzen aan zakelijke prepaid kaarten voor opleidingen, kun je ervoor zorgen dat je werknemers zich gesteund voelen.
Example: ING
Een ander voorbeeld is ING, dat als nieuwe norm een individueel opleidingsbudget van 1500 euro per werknemer heeft vastgesteld. Werknemers van ING kunnen certificaten en vakkennis behalen, terwijl ze ook de keuze hebben welke vaardigheden ze willen verbeteren. Of het nu intern of extern is, medewerkers moeten zich altijd gesteund voelen in hun professionele groeiproces.
Eenmalige kosten zoals dit voorbeeld kunnen worden gedekt met zakelijke prepaid kaarten om:

• Kasgeld uit te faseren;
• De bedrijfscultuur te verbeteren.

Uitgavensysteem voor maximale controle

De voordelen van werken op afstand zijn duidelijk, maar we hebben allemaal hulp nodig bij het omgaan met de uitdagingen van werken op afstand. Een onkostenbeheersysteem en een mobiele app zijn in de huidige gedigitaliseerde wereld van vitaal belang geworden, en het is tijd om te profiteren van de mogelijkheid om het bijhouden van je zakelijke uitgaven te vergemakkelijken.

Begin vandaag nog met SimpledCard

Boek een demo en laat onze experts je helpen bij het vinden van de beste expense management oplossing voor jouw organisatie.