Klantverhaal
Van bonnenjacht naar overzicht
0
0
0
Benieuwd hoe SimpledCard binnen Max Models is toegepast?
Lees de volledige client case
Max Models is een toonaangevende modellenbureau-groep in Nederland met drie modellenbureaus (Max Models, Touché Models en Ulla Models) en influencer/PR-bureau L’AGENCY. Met wereldwijde klanten in fashion, beauty en lifestyle organiseert de groep boekingen voor modellen en influencers, evenementen en campagnes door heel Europa. De accounting-afdeling ondersteunt alle vier bedrijven binnen de holding en zorgt voor het beheer van honderden uitgaven per maand, van vliegtickets en hotelboekingen tot last-minute aankopen voor events.
Het team worstelde met een “kluwen van uitgaven” waarbij:
- Bonnen werden vergeten of verloren;
- Onduidelijk was bij wie ze moesten zijn voor specifieke uitgaven;
- Niet te achterhalen was of kosten al doorbelast waren aan klanten;
- Abonnementen automatisch doorliepen zonder dat iemand wist of ze nog gebruikt werden;
- Realtime beschikbaarheid ontbrak: bijstorten duurde te lang voor urgente boekingen.
Het inzicht was simpel: je lost dit niet op met strengere regels, maar met een systeem dat zo simpel is dat mensen het vanzelf goed doen.
Het feit dat iedereen zijn bonnen direct kan uploaden en ik alles terug kan zoeken op modelnaam, dat is goud waard. Zo weet ik precies of alle reiskosten zijn doorbelast in de facturen.
De roll-out gebeurde in fases. In 2023 startte Max Models met de implementatie bij zowel Max Models als Ulla Models. De training was eenvoudig: “Maak direct een foto, gooi de bon weg, vul details later in.” Het accounting team ontwikkelde een wekelijkse boekingsroutine waarbij transacties handmatig werden verwerkt in het bestaande boekhoudpakket. Geen geforceerde koppelingen, geen technische complexiteit.
Het mooiste voorbeeld van de transformatie kwam van één van de bookers. Ze was “een schat van een meid, maar administratief een drama.” Bonnen stopte ze in haar tas, waar ze regelmatig vergeten of verloren raakten. Na herhaalde coaching met SimpledCard veranderde haar werkwijze volledig.
Deze afgelopen Fashion Week had ze voor het eerst in haar leven alle bonnen, en dan hebben we het over 50 à 60 bonnen, gewoon keurig in het systeem staan. Niks kwijt. Het resultaat? 100% bonnen-compliance. De structuur was ineens helder: bij elke uitgave was direct zichtbaar welk model, welke job, en welke medewerker het betrof. Kaarten konden binnen seconden worden opgewaardeerd, zelfs buiten kantooruren voor noodboekingen.