Jouw centrale platform voor kaart- en uitgavenbeheer.

Hoe het werkt?

• 1. Maak een gebruiker aan

  Log in op de webapp en klik op “Nieuwe gebruiker”. Kies welke rol de medewerker krijgt en welke betaalmiddelen hij of zij kan gebruiken. Je stelt het budget in (per dag, week of maand) en bepaalt waar de kaart gebruikt mag worden. Indien nodig blokkeer je categorieën zoals tankstations of geldautomaten. Als je de medewerker geen kaart wilt uitgeven, kun je hem of haar ook alleen declaratie-rechten geven.

• 2. Deel het betaalmiddel uit aan de medewerker

  Zodra je de kaart hebt gekoppeld in de webapp, deel je deze uit aan de medewerker. Fysieke kaarten geef je uit je voorraad, virtuele kaarten verschijnen meteen in de mobile app. De medewerker activeert de kaart zelf en ontvangt de pincode via de app.

• 3. Monitor transacties en ontvang alerts

  Elke uitgave verschijnt in je dashboard, waar je kunt filteren op medewerker, team, periode of categorie. Je ontvangt push-notificaties bij transacties boven een bepaald bedrag of bij budgetoverschrijdingen, en controleert via de webapp of alle uitgaven de juiste bon en toelichting hebben. Je beschikt altijd over een volledige audit trail.

• 4. Pas budgetten en rechten direct aan

  Wanneer een groot project meer budget nodig heeft, verhoog je limiet met één klik. Tijdens vakanties blokkeer je kaarten tijdelijk, en bij uitdiensttreding trek je de kaart in en verdeel je het budget over andere kaarten. Kaarten kun je eenvoudig voor nieuwe medewerkers hergebruiken. Alle wijzigingen voer je zelf uit, zonder ticket of telefoontje.

Veelgestelde vragen

• Wie kan het Card Management Systeem gebruiken?

  Het Card Management Systeem is bedoeld voor finance teams, controllers en managers die verantwoordelijk zijn voor uitgavenbeheer. Je bepaalt zelf wie toegang krijgt en welke rol iemand heeft. Medewerkers kunnen ook inloggen op de webapp om bonnen te uploaden of hun uitgaven in te zien. De mobiele app biedt daarnaast extra gemak voor onderweg. 

• Welke rollen kan ik instellen en wat betekenen die?

  Je wijst rollen toe aan gebruikers op basis van wat ze mogen doen in het platform. Denk aan rollen zoals beheerder, goedkeurder of gebruiker. Elke rol heeft specifieke rechten, zoals kaarten uitgeven, budgetten aanpassen of alleen transacties bekijken. Zo bepaal je precies wie wat kan in het systeem. 

• Hoe pas ik limieten aan wanneer dat nodig is?

  Je past limieten aan met enkele klikken in de webapp. Selecteer de kaart, wijzig het dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse budget en bevestig. De nieuwe limiet is direct actief. Dit doe je wanneer projecten meer budget nodig hebben of wanneer je tijdelijk limieten wilt verlagen. 

• Kan ik kaarten tijdelijk blokkeren zonder ze te deactiveren?

  Ja, je blokkeert kaarten tijdelijk via de webapp of mobiele app. Dit is handig tijdens vakanties of wanneer een medewerker tijdelijk geen uitgaven hoeft te doen. Je deblokkert de kaart weer wanneer dat nodig is. Het saldo en alle instellingen blijven behouden.

• Hoe stel ik BTW-tarieven, kostensoorten en projectcodes in?

  Je configureert je volledige boekhoudstructuur eenmalig in de webapp. Voeg je BTW-tarieven, kostensoorten en projectcodes toe zoals je die in je boekhouding gebruikt. Bepaal per team welke selectie beschikbaar is. Medewerkers kiezen dan uit de juiste opties, wat fouten voorkomt en zorgt voor correcte kostenallocatie. 

• Kan ik transacties filteren per team of periode?

  Ja, je filtert transacties op medewerker, team, periode, categorie of project. Selecteer de filters die je nodig hebt en het systeem toont alleen relevante transacties. Exporteer vervolgens de gefilterde data met één klik naar Excel of je boekhoudpakket. 

• Kan ik kaarten hergebruiken voor nieuwe medewerkers?

  Ja, wanneer een medewerker vertrekt, koppel je de kaart los en wijs je deze toe aan een nieuwe medewerker. Het saldo en de instellingen pas je aan naar de nieuwe functie. De kaart hoeft niet vervangen te worden. Dit bespaart tijd en voorkomt dat je ongebruikte kaarten in voorraad hebt. 

• Hoe krijg ik toegang tot de volledige audit trail?

  De audit trail is automatisch beschikbaar in de webapp. Je ziet wie welke kaart wanneer heeft gebruikt, wie heeft goedgekeurd en welke wijzigingen zijn doorgevoerd. Filter op periode of gebruiker om specifieke informatie te vinden. Deze historie is essentieel voor audits en compliance.